公文主题词标引常见问题

a、不了解、没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。

如：《关于成立xx专项治理工作领导小组的通知》

机构设置xx专项治理工作领导小组通知

应为：机构xx管理领导小组通知

b、不区分类别，使用不加分别：

①类别判断不准。

如《关于成立xx领导小组的通知》：“人事领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构”词目。

②把区域词当作类别词使用。

如《关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”，把“贸易”这一区域词作为类别词使用，应是“商业商品流通通知”。

③用类属词取代类别词。

如《x 省人民政府关于20**年重点工作的安排意见》的主题词“政府重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，错误地用类属词目“政府”代之，主题词应是”综合政府重点工作意见”。

c、词目过多，不合规定。主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6、7个。

d、生造词目。主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以三角符号标明。

如：《关于分解落实＜集团工作报告＞提出的20**年主要任务的通知》：“工作 任务 落实 通知”，其中“任务”、“落实”这两个词目在主题词表中找不到，又没在两个词目后加注符号，就属生造词目。正确的拟定应是：“综合 工作 分工 通知”。

e、字体标引不合要求甚至置放错位。

•用词要求。上行文，必须严格按照上级公文主题词表及其要求拟制公文主题词，不可使用上级公文主题词表中没有罗列的或者废止的类别、类属词；下行文，可使用自定的公文主题词表中任何类别词、类属词。

•置放要求。主题词应置放在文件的末页背面抄送栏之上，顶格。“主题词”三字之后用。冒号”，“主题词”三字与类别词、类别词与类属词（词目与词目）之间相间一字空格。

•字体要求。“主题词”三字和冒号用三号黑体字；词目（类别词与类属词）用三号小标宋 。